Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Firma: ITB-Swiss AG
Strasse, Nr.: Hinterbergstrasse 34a
PLZ, Ort: 6312 Steinhausen

Handelsregister/Nr.: HRB 8220
Geschäftsführer: Malte Polzin
Telefon: +41 41 748 50 80
E-Mail: info@itb-swiss.ch

Sitz der Gesellschaft: Steinhausen
Registergericht: Steinhausen (ZG)
UID: CHE-484.723.566

Stand: 23.09.2026
 

2. Grundlagen der Bearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und der Datenschutzverordnung (DSV). Soweit die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) anwendbar ist, erfolgt die Bearbeitung insbesondere zur Vertragserfüllung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, aufgrund einer Einwilligung oder zur Wahrung berechtigter Interessen.

Wir bearbeiten Personendaten zweckgebunden, verhältnismässig und nur so lange, wie dies erforderlich ist.
 

3. Bearbeitete Daten und Zwecke

Je nach Beziehung zu uns bearbeiten wir insbesondere:

• Stamm- und Kontaktdaten;
• Vertrags-, Auftrags-, Projekt-, Liefer- und Abrechnungsdaten;
• Kommunikations- und Inhaltsdaten;
• Marketing-, Präferenz- und Einwilligungsdaten;
• Bewerbungsdaten;
• technische Nutzungs-, Geräte-, Cookie- und Protokolldaten.

Wir verwenden diese Daten insbesondere zur Kommunikation, Vertragsanbahnung und -abwicklung, Kunden- und Lieferantenverwaltung, Projektarbeit, Durchführung von Veranstaltungen, Rekrutierung, Buchhaltung, Sicherheit, Verbesserung unserer Angebote sowie für Marketing und Erfolgsmessung.

Die Daten stammen in der Regel von den betroffenen Personen, deren Arbeitgebern oder Geschäftspartnern sowie aus öffentlich zugänglichen Quellen.
 

4. Website und Formulare

Unsere Website wird mit dem Content-Management-System Sulu betrieben. Das technische Hosting erfolgt durch die ITB GmbH, Deutschland, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Die ITB GmbH bearbeitet die dabei anfallenden Personendaten im Auftrag der ITB-Swiss AG. Beim Zugriff werden technisch erforderliche Protokolldaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Inhalte, Browser und Betriebssystem bearbeitet. Dies dient der Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website.

Bei Kontakt- und Eventanmeldeformularen bearbeiten wir die eingegebenen Angaben für den jeweiligen Zweck. Eventanmeldungen werden per E-Mail übermittelt. Kontaktanfragen potenzieller Kunden können zusätzlich in Pipedrive gespeichert werden.
 

5. Cookies, Analyse und eingebundene Dienste

Beim ersten Besuch sind nur technisch notwendige Cookies aktiv. Optionale Cookies und Dienste werden erst nach Ihrer Auswahl im Cookie-Banner freigeschaltet. Ihre Einwilligung können Sie über die Cookie-Einstellungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen.

Wir verwenden insbesondere:

• Google Tag Manager und Google Analytics für Tag-Verwaltung und Reichweitenmessung;
• SalesViewer zur Analyse von Unternehmensbesuchen im Geschäftskundenbereich;
• Google reCAPTCHA zum Schutz von Formularen vor Missbrauch;
• YouTube zur Einbettung von Videos;
• Google Maps zur Darstellung von Karten.

Dabei können technische Daten, IP-Adressen, Online-Kennungen sowie Nutzungs- und Interaktionsdaten an die jeweiligen Anbieter übermittelt werden. Daten können insbesondere durch Google-Gesellschaften in den USA bearbeitet werden. Google LLC ist nach dem Swiss–U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; für davon erfasste Übermittlungen in die USA besteht ein nach schweizerischem Recht anerkanntes angemessenes Datenschutzniveau. Google Search Console nutzen wir zur technischen Auswertung der Auffindbarkeit unserer Website.

Weitere Informationen und Einstellungsmöglichkeiten:

• Datenschutzbestimmungen von Google
• SalesViewer Opt-out
   

6. Geschäfts- und Kommunikationssysteme

Wir setzen insbesondere folgende Systeme ein:

• Work4All als lokal betriebenes ERP und CRM für Bestandskunden;
• Pipedrive als cloudbasiertes CRM für Vertriebsprozesse;
• CleverReach für Newsletter und E-Mail-Marketing;
• Jira und Confluence von Atlassian für Projekt-, Support- und Wissensmanagement; die Instanz wird in Frankfurt am Main, Deutschland, gehostet. Darin erfassen wir keine personenbezogenen Daten aus den Systemen unserer Kunden. Bearbeitet werden lediglich erforderliche geschäftliche Kontaktdaten, beispielsweise Name, geschäftliche E-Mail-Adresse und Funktion von Besprechungsteilnehmenden;
• Microsoft 365, insbesondere OneDrive, SharePoint und Teams, für Zusammenarbeit, Dateiablage und Kommunikation.

Wird ein Interessent zum Bestandskunden, können die erforderlichen Daten von Pipedrive nach Work4All übernommen werden.

Newsletter können Anmelde-, Öffnungs- und Klickdaten enthalten. Eine Abmeldung ist jederzeit über den Link im Newsletter möglich. Aufzeichnungen oder Transkriptionen von Online-Besprechungen erfolgen nur nach vorgängiger Information und, soweit erforderlich, mit Einwilligung.
 

7. Künstliche Intelligenz

Wir verwenden ChatGPT Business und Microsoft Copilot Chat mit geschäftlichem Microsoft-365-Konto zur Unterstützung betrieblicher Aufgaben. Dabei können je nach Aufgabe geschäftliche Inhalte und Personendaten durch die Anbieter bearbeitet werden. Wir beschränken Eingaben auf das erforderliche Mass und verwenden nach Möglichkeit anonymisierte oder pseudonymisierte Angaben.

Nach Angaben der Anbieter werden Eingaben und Ausgaben in den verwendeten Unternehmensangeboten standardmässig nicht zum Training der zugrunde liegenden Basismodelle verwendet. Ergebnisse werden risikogerecht durch Mitarbeitende geprüft. Entscheidungen mit erheblichen Auswirkungen auf betroffene Personen werden nicht ausschliesslich automatisiert getroffen.

• OpenAI – Datenschutz für Geschäftskunden
• Microsoft Copilot – Datenschutz und Schutzmassnahmen

8. Bewerbungen

Bei Bewerbungen bearbeiten wir die eingereichten Angaben und Unterlagen zur Prüfung der Bewerbung und Durchführung des Verfahrens. Zugriff erhalten nur beteiligte Personen.

Bei einer Anstellung können die Daten in die Personaladministration übernommen werden. Andernfalls werden sie gelöscht oder anonymisiert, sobald sie nicht mehr für das Verfahren oder berechtigte Nachweiszwecke benötigt werden. Eine längere Aufbewahrung für künftige Stellen erfolgt nur mit Einwilligung.
 

9. Empfänger und Auslandbekanntgabe

Wir geben Personendaten nur weiter, soweit dies für die beschriebenen Zwecke erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Empfänger können insbesondere IT-, Hosting-, Cloud-, Kommunikations-, Marketing- und Beratungsdienstleister, Banken, Versicherungen, Projektpartner sowie Behörden sein.

Personendaten können insbesondere in Deutschland bearbeitet werden. Dies betrifft namentlich das Hosting der Website und – sofern von einem Kunden vereinbart – das Hosting von PIM- und E-Commerce-Lösungen durch die ITB GmbH. Bei der Nutzung einzelner Cloud-, Analyse- und KI-Dienste können Personendaten können insbesondere in der Schweiz, in Deutschland, Irland, Estland sowie in den USA bearbeitet werden.

Für Staaten mit einem nach schweizerischem Recht anerkannten angemessenen Datenschutzniveau erfolgt die Bekanntgabe gestützt auf diesen Angemessenheitsbeschluss. Fehlt ein angemessenes Datenschutzniveau, verwenden wir anerkannte Standardvertragsklauseln und erforderliche ergänzende Massnahmen oder stützen die Bekanntgabe auf eine gesetzliche Ausnahme. Für zertifizierte US-Unternehmen kann die Bekanntgabe auf das Swiss–U.S. Data Privacy Framework gestützt werden.
 

10. Aufbewahrung und Sicherheit

Wir bewahren Personendaten so lange auf, wie dies für die jeweiligen Zwecke, zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten sowie zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen. Die ITB-Swiss AG ist für die Implementierung und den Support von PIM-Systemen sowie der B2B-E-Commerce-Plattform in den Geltungsbereich des nach ISO/IEC 27001:2022 zertifizierten Informationssicherheits-Managementsystems der ITB GmbH einbezogen.
 

11. Rechte betroffener Personen

Im Rahmen des anwendbaren Rechts können Sie insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Herausgabe bestimmter Personendaten verlangen, einer Bearbeitung widersprechen und eine Einwilligung widerrufen. Diese Rechte können gesetzlichen Voraussetzungen und Einschränkungen unterliegen.

Anfragen richten Sie bitte an info@itb-swiss.ch. Zuständige schweizerische Aufsichtsbehörde ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).
 

12. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Datenbearbeitungen oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils veröffentlichte Fassung.